“Als zorgorganisatie hebben wij maandelijks diverse rapportageverplichtingen naar zorgverzekeraars en gemeentes. In het systeem sluiten de financiële gegevens echter niet 100% aan op de gegevens in de cliëntendossiers. Hoe krijg ik nu op elk gewenst moment de juiste en actuele gegevens uit de systemen?” Deze vraag stelde een middelgrote zorgorganisatie met 2500 medewerkers en 4500 cliënten uit het midden van Nederland Baker Tilly recentelijk.

Mismatches met gevolgen

Deze zorgorganisatie liep door de mismatch tussen de financiële gegevens en de cliëntendossiers tegen verschillende knelpunten aan:

  • Een verschil in aantallen cliënten in zorg. Cliënten die nog niet volledig administratief zijn aangemeld en vervolgens al wel in behandeling zijn genomen, kunnen niet meegaan in de declaratie vanwege ontbrekende gegevens. In dit geval is het aantal cliënten in zorg vanuit het perspectief van de zorgprofessionals hoger dan gezien vanuit het aantal te declareren cliënten.
  • Een verschil in de status van cliënten. Als geleverde zorg nog niet is verwerkt in het cliëntendossier, kan dit de declaratie vertragen of een vertekend beeld geven. Daarnaast zijn er regelmatig wijzigingen in de gewenste/geleverde zorg als gevolg van ziekte of overlijden van cliënten. Wanneer dat te laat in de patiëntendossiers wordt verwerkt, zijn vaak allerlei correcties achteraf nodig.

Onderlinge irritatie

De benoemde mismatches zorgden voor zowel de financiële administratie als voor de collega’s in de zorg zelf voor irritatie. Enerzijds waren de financiële medewerkers veel tijd kwijt met het uitzoeken van cijfers en correcties in de boekhouding. Anderzijds konden de zorgverleners de gewenste zorg bij cliënten niet (tijdig) inplannen en/of leveren. Ook was de maandelijkse rapportageverplichting naar de gemeente en de zorgverzekeraars steeds weer een worsteling: het kostte veel tijd om actuele en juiste gegevens en cijfers boven water te halen. Hierdoor ontstond er over en weer de nodige wrijving: “zij” van de administratie en “wij” van de zorg; in de wandelgangen werd er negatief over elkaar gesproken.

Lees hieronder verder.



Bron: Baker Tilly

Externe links:
Integraal en gedragen inzicht in uw zorgproces

Typ hier uw zoekopdracht om de site te doorzoeken